Gestión de Contactos

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¿Qué incluye la gestión de contactos?

• ✅ Registro de inspectores y personal de calidad
• ✅ Contactos de laboratorios externos y certificadores
• ✅ Responsables de calidad por área o proceso
• ✅ Proveedores de servicios especializados
• ✅ Contactos de emergencia y escalamiento

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Tipos de contactos

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Personal interno

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Inspectores de calidad

• Inspectores de recepción: Personal que realiza controles de materia prima
• Inspectores de proceso: Responsables de controles durante producción
• Inspectores de producto terminado: Personal de controles finales
• Supervisores de calidad: Encargados de área con autoridad de decisión

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Información registrada

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Proveedores externos

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Laboratorios de análisis

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Certificadores y auditores

• Organismos de certificación: Global GAP, BRC, HACCP
• Auditores independientes: Para verificación de sistemas
• Inspectores fitosanitarios: SENASA, APHIS, etc.
• Consultores especializados: Expertos en mejora de sistemas

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Información del proveedor externo

• Razón social y RUT
• Servicios específicos que proporciona
• Certificaciones y acreditaciones
• Tiempos de respuesta comprometidos
• Costos por servicio
• Contactos clave y horarios de atención

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Organización por roles

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Estructura jerárquica

Gerente de Calidad
├── Jefe de Calidad Recepción
│   ├── Inspector Senior Turno A
│   ├── Inspector Senior Turno B
│   └── Inspectores Junior
├── Jefe de Calidad Proceso
│   ├── Inspector Línea 1
│   ├── Inspector Línea 2
│   └── Inspector Producto Terminado
└── Coordinador Laboratorio
    ├── Técnico Microbiología
    └── Técnico Análisis Físicos

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Responsabilidades por nivel

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Competencias y certificaciones

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Registro de competencias

• Certificaciones vigentes: Con fechas de emisión y vencimiento
• Capacitaciones recibidas: Internas y externas
• Especialización por producto: Qué especies puede inspeccionar
• Idiomas: Para comunicación con clientes internacionales

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Matriz de competencias

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Gestión de vencimientos

• Certificaciones próximas a vencer (30, 60, 90 días)
• Capacitaciones pendientes según cronograma anual
• Renovación de permisos específicos por tipo de producto
• Evaluaciones de competencia periódicas requeridas

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Comunicación y notificaciones

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Canales de comunicación

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Escalamiento automático

Defecto Crítico detectado:
1. Notificación inmediata → Inspector que detecta
2. Si no hay respuesta en 15 min → Supervisor de turno
3. Si no hay respuesta en 30 min → Jefe de Calidad
4. Si no hay respuesta en 60 min → Gerente de Calidad

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Programación de turnos

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Gestión de horarios

• Turnos rotativos: Asignación automática según disponibilidad
• Cobertura 24/7: Para plantas que operan continuamente
• Especialización: Asegurar competencias necesarias por turno
• Backup: Contactos de reemplazo para emergencias

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Calendario de capacitaciones

• Capacitaciones obligatorias: Según certificaciones requeridas
• Entrenamientos específicos: Para nuevos productos o mercados
• Evaluaciones de competencia: Verificación periódica de habilidades
• Talleres de mejora continua: Actualización en mejores prácticas

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Indicadores de desempeño

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Métricas por inspector

• Precisión: Porcentaje de decisiones correctas validadas posteriormente
• Consistencia: Variabilidad en evaluaciones similares
• Productividad: Controles realizados por unidad de tiempo
• Desarrollo: Progreso en certificaciones y competencias

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Reportes de actividad

• Controles realizados: Por período, tipo, resultado
• Decisiones tomadas: Aprobaciones, rechazos, reclasificaciones
• Problemas detectados: Contribución a la mejora del sistema
• Feedback de clientes: Comentarios sobre calidad de inspecciones

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Contactos de emergencia

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Situaciones críticas

• Emergencias de inocuidad: Contaminación, brotes, retiros
• Problemas regulatorios: Inspecciones oficiales, no conformidades
• Fallas de sistemas: Problemas técnicos críticos
• Eventos climáticos: Situaciones que afecten calidad o producción

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Cadena de comunicación

1. Primer respondiente: Inspector o supervisor de turno
2. Coordinador: Jefe de calidad o gerente de área
3. Decisión final: Gerencia general o CEO
4. Comunicación externa: Clientes, autoridades, medios

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Integración con otros sistemas

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Conexión con RRHH

• Información de empleados: Sincronización automática
• Evaluaciones de desempeño: Integración con sistema de RRHH
• Capacitaciones: Registro centralizado de entrenamiento
• Cambios organizacionales: Actualizaciones automáticas de estructura

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Conexión con calidad

• Trazabilidad: Quién realizó cada control
• Responsabilidad: Decisiones tomadas por cada persona
• Competencias: Validación de autorización para cada tipo de control
• Historial: Registro completo de actividades por persona

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Buenas prácticas