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Encuentra respuestas rápidas a las preguntas más comunes sobre el módulo de Documentación.

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Carpetas y Organización

Sí, puedes crear varias carpetas. Sin embargo, se recomienda usar una carpeta por empresa y organizar los documentos internamente por tipo y fruta.Ver más en Crear Carpeta.
Deberás contactar al administrador del sistema para corregir estos datos, ya que no siempre son editables por usuarios regulares.Es importante verificar estos datos antes de crear la carpeta.
No existe un límite estricto, pero se recomienda mantener las carpetas organizadas y eliminar las obsoletas periódicamente.
Esto depende de los permisos de tu usuario. Generalmente requiere acceso administrativo. Contacta a tu administrador.
Puedes crear carpetas diferentes para cada temporada usando un esquema de nombres consistente:
  • “Productor XYZ - Temporada 2024”
  • “Productor XYZ - Temporada 2025”
O usar el código SAG con el año incluido.
Sí, cada pestaña (Documentación productor, Documentación despacho, Otros) mantiene carpetas independientes. Usa cada una según el tipo de documentación.

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Subir Documentos

Sí, en el modal de carga puedes agregar múltiples filas (con el botón “Agregar”) y subir varios documentos en la misma sesión, aunque cada uno requiere hacer clic en su botón “Subir” individual.Ver proceso completo en Subir Documentos.
El sistema generalmente acepta formatos comunes:
  • PDFs (.pdf)
  • Imágenes (JPG, PNG)
  • Documentos de Office (Word, Excel)
  • Otros formatos estándar
La restricción puede variar según configuración del servidor. Consulta con tu administrador.
Puede haber un límite de tamaño por archivo (típicamente 10-50 MB). Si intentas subir un archivo muy grande, verás un mensaje de error.Consulta con tu administrador para conocer los límites específicos.
No hay un límite estricto en la cantidad de documentos, pero se recomienda subir solo documentos relevantes para mantener el sistema organizado y con buen rendimiento.
Sí, puedes subir el mismo archivo a diferentes carpetas. Cada carga es independiente.
Si la conexión se pierde durante la carga:
  • El documento quedará en estado PENDING
  • Deberás intentar subirlo nuevamente
  • El sistema no guarda cargas parciales
Asegúrate de tener una conexión estable antes de subir archivos grandes.

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Visualizar y Descargar

Sí, al hacer clic en “Ver”, el documento se abre en una nueva ventana y puedes descargarlo desde ahí usando las opciones de tu navegador (Ctrl+S o Cmd+S).
Sí, el botón “Ver” permite visualizar el documento directamente en el navegador sin necesidad de descargarlo, especialmente útil para PDFs e imágenes.
Si no puedes visualizar un documento:
  • El formato puede no ser soportado por tu navegador
  • El archivo puede estar corrupto
  • Intenta descargarlo y ábrelo con una aplicación local
Consulta más en Gestionar Documentos.

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Eliminar y Modificar

La eliminación es permanente y no se puede recuperar. Por eso el sistema siempre solicita confirmación antes de eliminar.Descarga una copia de documentos importantes antes de eliminar. Ver más en Gestionar Documentos.
No directamente. Para “mover” un documento:
  1. Descarga el documento de la carpeta original
  2. Elimínalo de la carpeta original
  3. Súbelo a la nueva carpeta
Puede ser por:
  • Falta de permisos (solo usuarios administrativos pueden eliminar carpetas)
  • La carpeta está referenciada en otros módulos
  • Restricciones del sistema
Contacta a tu administrador si necesitas este acceso.
No, el sistema no tiene editor de documentos. Debes:
  1. Descargar el documento
  2. Editarlo en tu computadora
  3. Eliminar la versión antigua
  4. Subir la versión nueva
No directamente. Los documentos mantienen el nombre del archivo original. Si necesitas otro nombre:
  1. Descarga el archivo
  2. Renómbralo en tu computadora
  3. Elimina el original del sistema
  4. Sube el archivo renombrado

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Permisos y Acceso

No, solo puedes ver carpetas de las empresas a las que tienes acceso configurado en el sistema.Los administradores controlan estos permisos.
Necesitas:
  • Acceso al módulo de Documentación
  • Permisos de escritura
  • Autorización para la empresa específica
Si no tienes acceso, contacta al administrador.
Si solo ves “Ver”, tienes permisos de solo lectura. Para eliminar documentos o carpetas necesitas:
  • Permisos de edición (documentos)
  • Permisos administrativos (carpetas)
Contacta al administrador para solicitar accesos adicionales.
Sí, múltiples usuarios pueden subir documentos a la misma carpeta simultáneamente. El sistema maneja las operaciones de forma independiente.

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Integración y Flujos

Los documentos de contenedores en “Documentación despacho” pueden estar vinculados con Reservaciones.Ambos módulos pueden compartir información de documentos de embarque.
Sí, el Dashboard muestra contadores actualizados de:
  • Documentos subidos
  • Documentos pendientes
  • Documentos validados
Los cambios se reflejan en tiempo real o al recargar.
Dependiendo de la configuración, los productores pueden tener acceso al Portal Productor para subir su propia documentación.Los exportadores luego revisan y validan desde este módulo.
Algunos sistemas guardan historial de:
  • Quién subió cada documento
  • Cuándo se subió
  • Quién eliminó archivos
Consulta con tu administrador si esta funcionalidad está habilitada.

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Flujos de Trabajo

Flujo recomendado:
  1. Crear carpeta con datos del productor
  2. Subir certificados SAG y fitosanitarios
  3. Verificar documentos cargados
  4. Mantener actualizado durante la temporada
Ver más en Documentación.
Proceso sugerido:
  1. Ir a pestaña “Documentación despacho”
  2. Crear carpeta para el contenedor
  3. Subir:
    • Bill of Lading (B/L)
    • Packing list
    • Invoice
    • Certificados necesarios
  4. Verificar documentación completa
Depende de tu política de retención de datos:
  • Mantener: Para auditorías y trazabilidad histórica
  • Archivar: Descargar y guardar localmente, luego eliminar del sistema
  • Eliminar: Solo si están fuera del período de retención legal
Consulta políticas internas antes de eliminar documentación antigua.

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Mejores Prácticas

Recomendaciones:
  • Usa nombres consistentes: Establece un formato estándar para razones sociales
  • Una carpeta por empresa: Evita duplicados innecesarios
  • Clasifica por pestaña: Usa “Documentación productor” vs “Documentación despacho” apropiadamente
  • Actualiza regularmente: Sube documentos apenas los recibas
Ver más en Crear Carpeta.
Sí, es altamente recomendado:
  • Facilita búsquedas futuras
  • Permite filtros y reportes
  • Mejora la trazabilidad
  • Ayuda en auditorías
Al subir documentos, selecciona siempre el tipo correcto.
Recomendaciones:
  • Semanalmente: Durante temporada alta
  • Mensualmente: Durante temporada baja
  • Antes de auditorías: Verificar que todo esté completo
  • Al iniciar temporada: Limpiar documentos obsoletos
Usa Gestionar Documentos para revisar contenido.
Sí, es una buena práctica:
  • Respaldo adicional por seguridad
  • Acceso sin necesidad de internet
  • Protección ante eliminaciones accidentales
  • Cumplimiento de políticas internas
Descarga documentos críticos periódicamente.

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Solución de Problemas Técnicos

Soluciones:
  1. Verifica tu conexión a internet
  2. Recarga la página (F5)
  3. Limpia caché del navegador
  4. Intenta en modo incógnito
  5. Prueba otro navegador
  6. Contacta soporte si persiste
Verifica:
  • Filtros activos (empresa, código SAG)
  • Que estés en la pestaña correcta
  • Permisos de acceso a esas empresas
  • Conexión al sistema
Recarga la página o contacta al administrador.
Intenta:
  • Cerrar otros modales abiertos
  • Recargar la página
  • Desactivar extensiones del navegador
  • Actualizar el navegador
  • Verificar consola de JavaScript (F12) para errores
Reporta el error a soporte si continúa.

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